Google Apps на свой страх и риск...

О прелести использования Google Apps в школе я поняла из постов Людмилы Рождественской. Читала и мечтала. Мечтала о внедрении. Выдался “шанс” - я перешла на основную работу в отдел образования. Руководители хотели, чтобы я создала сайт методкабинета. Я понимала, что так как сайт отдела у нас уже есть несколько лет, создавать стандартный сайт не имеет смысла. 

На свой страх и риск, для отдела решила подключить Google Apps для образования. Почему на страх и риск? Вдруг не получится - в анкете Google Apps для образования среди претендентов на бесплатную версию были указаны школы, высшие учебные заведения… отдела образования не было. 
Зарегистрировала домен на себя. После регистрации на сайте Google Apps для учебных заведений, заполнения анкет нам открыли пробную версию... на 30 дней. Что-то сделала не так. Отправила анкету ещё раз. Прошло. Далее необходимо было решить технические вопросы. Возникало ряд вопросов. Например, мы отправляли письма, они не доходили до адресата. Оказалось, что необходимо внимательно читать инструкции. Эти вопросы я решала совместно со службой поддержки компании, где я заказывала доменное имя.
Далее пошла работа по созданию аккаунтов. Создала аккаунты для работников отдела и для каждого учреждения образования (школы, сады, учреждения дополнительного образования…). Сформировала группы рассылки.
Необходимо было развёртывать Google Apps дальше. Поработала над инструкцией по настройке аккаунта и запустили первый совместный документ. Первое время было трудно. Куча вопросов от представителей школ. То пароль забыли, то не тот браузер использовали… Вопросы у некоторых возникают до сих пор. Но, сейчас уже решаются они спокойно. Понятно, что дело с обычными аккаунтами google дело бы у нас не пошло.
Проблемы были. Вера в то, что работа с совместными документами позволит облегчить работу, ускорить обмен информацией позволила выдержать недовольство представителей учреждений образования.

Что мы сейчас используем в работе?
Для сбора информации начали использовать формы. Восторг: не надо открывать 40-80 электронных писем, копировать, вставлять. Можно избавить себя от части телефонных звонков. Сначала формы использовали несколько человек. А через несколько месяцев ко мне начали подходить сами и просили показать, научить, хотя рекламу всем провела сразу.

Пример формы Движение учащихся



В сентябре собираем данные по всеобучу. Эту информацию через формы собирать не станешь. Собирать по старинке? Но, уже привыкли к хорошему.
Думала, как рационально организовать сбор информации. Понимала, что хорошо, если будет всё собираться в одну таблицу. Остановилась на защищённых диапазонах в таблицах. Каждому учреждению образования был предоставлен доступ к своему диапазону ячеек. Над первой таблицей пришлось посидеть: предоставить доступ к каждому диапазону. Зато потом можно скопировать таблицу с настройками доступа.

Пример. Диапазоны


Автоматизировать обработку данных помогает возможность Проверки данных. Данный инструмент даёт гарантию, что мы затем легко вести расчёты, используя стандартные функции.
Использование форм, таблиц дало возможность многим понять всю прелесть электронных таблиц. Например, многие не знали о возможностях удаления дубликатов, сцепления текста… Открыты новые функции, фильтры.

Пример. Заявка на ЦТ

 Уменьшено: 93% от [ 771 на 405 ] — нажмите для просмотра полного изображения

Совместные папки и документы
К использованию совместных папок нас подтолкнуло то, что на нашем официальном сайте запретили выкладывать архивы. Так задания и ответы первого этапа олимпиады мы размещали в совместной папке. Дальше пошли сбор фотографий для банка, контрольные работы…
Теперь не представляю, как бы мы готовились к конкурсам без совместных документов.
Для удобства внедряем в работу внутренний сайт. Размышляю над тем, как привлечь работников отдела к ведению совместного календаря. В планах организация сетевых сообществ разного направления.
Хочется внедрить Google Apps в школы. Понимаю, что здесь надо правильно поработать с директорами.
На уроках уже несколько лет с ребятами периодически использовали Google-документы. Однако, ребята понимали, что их действия отследить в документе нельзя, и порой вредили друг другу. Подключив Google Apps, создала аккаунты для учащихся 7, 8, 10, 11 классов. Теперь ребята используют совместные документы и на уроках информатики, биологии, русского языка и литературы, и во внеклассной работе. В 7-х классах внедряю Classroom.
Запуск Google Apps удался. Теперь нужно расширять границы. Главное, чтобы его нам не прикрыли.

Теги к этой записи:

управление, google apps